T
engo una confesión que hacer: Me costó mucho trabajo dejar de adquirir compromisos con más de una persona al mismo tiempo en lugares diferentes. Si también te ha pasado, sabes que es imposible ir a todo y quedar bien con todos. ¡Y ni hablar del estrés que produce tener que decir que no después de haber comprometido tu palabra!Todos nos desenvolvemos en una variedad de ambientes sociales que demandan nuestro tiempo. Tiempo para hacer el trabajo, para conducir los programas de la iglesia, para participar en las actividades extracurriculares de nuestros hijos o para atender a los compromisos sociales de la familia, entre otros.
Con el paso de los años, me he visto obligado a aprender varias técnicas para darle claridad al uso de mi tiempo y evitar los conflictos de horarios. Ciertas técnicas han requerido el empleo de algún tipo de agenda, pero no fue sino hasta que se crearon aplicaciones de software con un calendario que realmente pude cambiar mis malos hábitos.
Hagan todo esto estando conscientes del tiempo en que vivimos.
Romanos 13:11a
Un calendario accesible en línea es la mejor herramienta para evitar los conflictos de horario. Esto aplica tanto a nivel personal como a nivel organizacional. Pero aún si usas calendarios en línea, es posible que se creen conflictos por no estar actualizados o sincronizados entre sí. Este es el escenario donde Zapier puede ayudarte. Puedes estar más consciente del tiempo en que vives con estos 5 flujos básicos para automatizar conflictos de horarios.
1. Copia eventos de un calendario a otro
Zapier no es el nombre de un superhéroe nuevo, pero casi. Es el nombre de una aplicación en línea que te permite crear flujos de automatización entre dos o más aplicaciones de software sin tener un avanzado conocimiento técnico.
Este flujo te permite copiar los eventos de un Calendario Google a otro. El pastor llama a una junta extraordinaria y lo copia a tu calendario organizacional, o tu esposa llama a una cena romántica y lo copia a tu calendario personal. Estoy seguro que no querrás perderte ninguno de los dos eventos. Así podrás asegurarte de estar disponible.
2. Pon eventos de Eventbrite en tu calendario
A cada automatización de tareas en Zapier se le llama flujo (de zap, por su nombre en inglés). Puedes crear múltiples flujos para realizar tareas múltiples y puedes hacer que un flujo realice múltiples tareas en secuencia.
Este flujo pone los eventos de Eventbrite en tu calendario. Eventbrite es otro servicio web que te permite crear eventos para los cuales la gente puede registrarse. Este flujo tiene dos modalidades: una para los eventos que tú auspicias y otra para los eventos a los cuales planeas asistir aunque no seas el auspiciador.
3. Recibe recordatorios de tus eventos
En Zapier puedes mantener y administrar la conexión a cada una de tus cuentas en tu perfil de usuario. Las opciones de configuración de cada flujo te pedirán que proveas la información de las cuentas involucradas.
Esto flujo requiere la conexión a tu cuenta de Google para que recibas un recordatorio de cualquier reunión en tu calendario o un evento que coincida con cierto criterio de búsqueda. Además podrás configurar el recordatorio con la anticipación de tiempo que desees. Otros flujos similares te permitirán enviar recordatorios a otras cuentas de correo electrónico y hasta mensajes de texto SMS.
4. Felicita a los cumpleañeros automáticamente
Zapier combina un disparador (del inglés, trigger) con una acción para completar sus tareas. A esta combinación de disparador y acción, o causa y efecto, se le conoce como flujo de punto a punto.
¡Nunca más olvidarás un cumpleaños o aniversario! Este flujo dispara cada vez que tu amigo o amiga cumple años y les envía un mensaje de felicitaciones. Para ello tendrás que añadir un evento recurrente cada año en tu Calendario Google; el nombre del evento será el nombre del cumpleañero y la descripción su correo electrónico. Zapier te dejará mal parado.
5. Crea borradores para correos repetitivos
Zapier mismo tiene varias aplicaciones para tareas particulares, como por ejemplo:
- Code by Zapier: para reescribir código de Javascript o HTML de forma dinámica
- Email by Zapier: para acceder cualquier servicio de correo electrónico
- Formatter by Zapier: para presentar data en un formato deseado, como fechas, por ejemplo
- SMS by Zapier: para enviar mensajes de texto a cualquier servicio móvil
- Webhooks by Zapier: para transferir data a cualquier servicio web
Este flujo elimina la necesidad de recordar ese correo que tienes que enviar cada semana o cada mes, ya que usa la aplicación Schedule by Zapier para generar un borrador de correo electrónico que podrás revisar antes de mandarlo. Hay otros flujos similares que te permiten enviar correos electrónicos repetitivos sobre un calendario.
Ahora manejo mejor mi tiempo y coordino mejor mis actividades con Zapier. Si quieres aprender los detalles de cómo utilizar Zapier paso a paso, te recomiendo que descargues mi guía gratuita (por tiempo limitado):
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