7 applications using Google Drive for better collaboration

E

En efecto, nosotros somos colaboradores al servicio de Dios.

1 Corintios 3:9a

Es posible que la solución a este problema tan común radique en la implementación de mejores sistemas de comunicación y colaboración. Es para este tipo de escenarios que Google Drive fue creado.

Google Drive es un sistema de Software como Servicio (SaaS, por sus siglas en inglés) ideal para muchas funciones que necesitas en tu ministerio. Te permite colaborar en línea y en tiempo real en la creación de documentos de diversa índole. Con Google Drive se pueden organizar los documentos jerárquicamente en su propio sistema de carpetas, almacenarlos en la nube de Google y controlar el acceso de otros usuarios. Si tu acceso a la Internet es esporádico, no hay problema. Google Drive cuenta con una versión de escritorio que te permite editar los documentos fuera de línea con ciertas limitaciones y sincronizarlos con cualquier computador local.

Documento

Un procesador de palabras al estilo de Microsoft Office. Ideal para mantener todos sus sermones y bosquejos de estudio bíblico. Nunca te sorprenderán porque no tienes nada preparado. Todos tus sermones estarán disponibles y accesibles en tu aparato móvil en todo tiempo. Debido a su capacidad de conectarse con varios usuarios simultáneamente en el mismo documento, es perfecto para llevar minutas de reuniones, notas de planificación e incluso documentos más extensos que requieren la participación de varias personas.

Presentación

Especialmente diseñado para crear y compartir sus presentaciones, con funciones similares a Microsoft PowerPoint. Las aplicaciones típicas de este tipo de software incluyen el mostrar en un proyector o pantalla grande el texto bíblico y las letras de las canciones de alabanza. También puedes ser bastante creativo con esta herramienta para ilustrar sermones, estudios bíblicos y hasta para correr juegos didácticos que estimulan la participación de pequeños y grandes por igual.

Hoja de cálculo

Como su nombre en español lo indica, esta herramienta le permite fácilmente manejar datos de diversa índole, al estilo de Microsoft Excel. Ideal para llevar el presupuesto de actividades de pequeño y mediano alcance o para tabular y reportar data como si fuese una pequeña base de datos, aunque no es una aplicación especializada para esto. Puedes crear tus listas de voluntarios y de asistencia para diversas actividades o compartir la información de contacto de tus miembros.

Formulario

Esta es una de las herramientas menos utilizadas de Google Drive y una de las más poderosas. Te permite colectar data de diversa índole en línea y la almacena en una hoja de cálculo. De hecho, una hoja de cálculo se puede fácilmente convertir en un formulario. Ideal para correr encuestas, coordinar actividades, hacer inventario, asignar recursos y salones o solicitar servicios de la organización. Es muy fácil de usar. El formulario se convierte en un enlace en Internet que es además fácil de integrar con cualquier página web.

Dibujo

Hay dos tecnologías básicas para dibujar en una computadora, píxel y vector. Píxel se refiere a dibujar punto por punto, como es el caso de una fotografía. Mientras que vector se refiere a los objetos que se pueden trazar de punto a punto, una línea o una forma geométrica. Con esta aplicación sencilla se pueden crear ilustraciones tipo vector que pueden interactuar con imágenes de píxel. Por ejemplo, se le pueden añadir flechas (vector) a un mapa satelital (píxel) para explicar los lugares bíblicos o los viajes de Pablo. Se pueden crear certificados de asistencia o participación y hasta ilustraciones para que los niños de la escuela dominical puedan colorear.

Tabla Fusión

Esta herramienta es la nueva adición a Google Drive y aún se encuentra en estado experimental. Te permite tomar cualquier tabla de datos para crear poderosas gráficas interactivas guiadas por esos datos. Es perfecta para analizar y visualizar, por ejemplo, sus datos de asistencia a través de los años, el crecimiento de la iglesia, la participación de voluntarios, los resultados de las campañas evangelísticas o conferencias. Se puede combinar con datos demográficos públicos, por ejemplo, para calcular el impacto de un programa o el alcance potencial de tu ministerio de jóvenes.

Tienda Chrome

¿Aún no encuentras la herramienta perfecta? No te preocupes. Puedes conectar más aplicaciones a tu espacio de Google Drive si haces una búsqueda en la tienda Chrome. Esto te permitirá sumar herramientas producidas por miles de desarrolladores de esta plataforma, desde producción de videos y gerencia de proyectos hasta simples aplicaciones de mapas mentales y anotaciones.

En nuestra iglesia, un grupo de maestros compartimos el material de estudio bíblico a través de esta herramienta. Esto tiene varias ventajas, a saber:

• Un espacio común para compartir todo el contenido que se produce
• Colaboración en vivo en documentos que requieren la participación de todos
• Envío de notificaciones automáticas al grupo de trabajo cuando se modifica un documento
• Distribución rápida al poder compartir los documentos por medio de correo electrónico
• Reutilización de plantillas, formatos, fotografías e ilustraciones inéditas, entre otras cosas
• Búsqueda rápida con el mismo motor que hizo a Google famoso
• Integración inmediata con otras herramientas de Google

Google Drive ofrece todas estas funciones gratuitamente hasta una capacidad de almacenamiento base de 15 GB.¹ Incluye un sistema que mantiene todas las versiones anteriores de cada documento sin consumir esta capacidad. También existen opciones pagas, con descuentos especiales para organizaciones sin fines de lucro.² De manera que es muy fácil comenzar a utilizarlas en tu ministerio. Tus posibilidades están restringidas sólo por la imaginación.

Y tú, ¿ya empleas Google Drive en tu ministerio? ¿Puedes compartir formas creativas en las cuales utilizas estas aplicaciones?

¹ Planes de Almacenamiento, [https://support.google.com/drive/answer/2375123?hl=es] Accedido por última vez 10/10/2014.
² Edición Gratuita de Google Apps, [https://support.google.com/a/answer/2855120?hl=es] Accedido por última vez 10/10/2014.