{"id":2466,"date":"2017-11-28T09:00:38","date_gmt":"2017-11-28T17:00:38","guid":{"rendered":"https:\/\/www.vladimirlugo.com\/?p=2466"},"modified":"2019-02-01T16:27:59","modified_gmt":"2019-02-02T00:27:59","slug":"3-steps-to-analyze-your-processes-and-avoid-conflicts","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/vladimirlugo.com\/es\/3-pasos-para-analizar-procesos-y-evitar-conflictos\/","title":{"rendered":"3 pasos para analizar procesos y evitar conflictos"},"content":{"rendered":"<p><p><span class=\"k-dropcap style-2\">L<\/span><\/p>a hermana Lidia estaba frustrada. \u00a1Otra vez! Los cheques para pagar los boletines de la semana no estaban listos. La imprenta exig\u00eda su paga de una manera no tan amable y la amenazaba con suspenderle el servicio. Lidia estaba en la mitad del asunto sin poder resolver.<\/p>\n<p>El pastor la llam\u00f3 esa ma\u00f1ana para ver el bolet\u00edn. \u201cNo me los entregaron,\u201d explic\u00f3 alterada. \u201cEs culpa del banco, y del tesorero, y del pastor asistente, \u00bfpor qu\u00e9 no tienen las cosas a tiempo?,\u201d reclam\u00f3. \u201cEstoy cansada de quedarles mal.\u201d La actitud de Lidia hacia el tesorero y el pastor se hab\u00eda deteriorado por estos inconvenientes repetitivos.<\/p>\n<blockquote class=\"k-blockquote style-2\"><p>Se produjo entre ellos un&nbsp;conflicto&nbsp;tan serio que acabaron por separarse.<\/p><small>Hechos 15:39<\/small><\/blockquote>\n<p>Hasta los m\u00e1s santos nos podemos ver envueltos en conflictos similares. Le pas\u00f3 a Pablo y a Bernab\u00e9 \u2013 aunque no imprim\u00edan boletines en ese tiempo. Nos puede pasar a nosotros. La soluci\u00f3n no radica en cambiar a las personas sino en cambiar los procesos, \u00bfc\u00f3mo? Siguiendo estos <em>3 pasos para analizar procesos y evitar conflictos<\/em>.<\/p>\n<h3>La relaci\u00f3n entre conflictos y procesos<\/h3>\n<p>De acuerdo con Dan Madison, \u201cLos expertos en estudiar los procesos afirman que el 85 por ciento de todos los problemas [de una organizaci\u00f3n] se pueden atribuir a sus procesos. El otro 15 por ciento se debe a la gente.\u201d* Esto puede ser revelador para una iglesia conflictiva. <strong>Corrige el proceso problem\u00e1tico antes de la persona problem\u00e1tica<\/strong>.<\/p>\n<p>Cuando existen problemas en una organizaci\u00f3n, es com\u00fan que se trate de identificar a un culpable, la culpa pasa como papa caliente por las manos de varias personas, pero la cuesti\u00f3n no se resuelve. Pocas veces nos detenemos a pensar que el proceso, y no la persona, es inadecuado o ineficiente y no enfocamos nuestros esfuerzos para corregirlo.<\/p>\n<p><strong>Detente y analiza el conflicto para determinar si la causa es el proceso subyacente<\/strong>.<\/p>\n<h3>\u00bfQu\u00e9 es un proceso?<\/h3>\n<p><strong>Un proceso es una serie de pasos sucesivos a seguir con un fin<\/strong>. Literalmente significa moverse hacia adelante, de all\u00ed la palabra procesi\u00f3n, como las procesiones religiosas.<\/p>\n<p>Un proceso mueve datos de un lugar a otro para producir informaci\u00f3n, o mueve objetos de un estado a otro transform\u00e1ndolo en el transcurrir del tiempo para crear un producto, como, por ejemplo, en una l\u00ednea de producci\u00f3n. O mueve una autorizaci\u00f3n para producir una firma, una firma para producir un cheque, y un cheque para producir boletines semanales.<\/p>\n<p><strong>Los procesos juntan a las personas con los sistemas<\/strong>. Son el conjunto de tareas que las personas hacen en su interacci\u00f3n con el sistema para producir. Los procesos producen. Un proceso que no produce nada es inerte.<\/p>\n<p>Para producir, los procesos efectivos son finitos, es decir, tienen un comienzo y un final. Un proceso mal programado hace que una computadora se \u201ccongele\u201d y que la \u00fanica soluci\u00f3n sea reiniciarla. La analog\u00eda con los procesos ministeriales es muy v\u00e1lida. Si alg\u00fan asunto drena los recursos de la iglesia, no tiene salida, cae en un c\u00edrculo vicioso, y estresa al pastor, el mejor curso de acci\u00f3n ser\u00e1 interrumpirlo.<\/p>\n<p><strong>Desarrolla una mentalidad de proceso<\/strong>. Comienza con el producto final en mente y traza los pasos hasta sus inicios. Sigue estos 3 pasos efectivos para analizar tus procesos y corregirlos.<\/p>\n<h3>PASO 1: Crea una lista de tareas<\/h3>\n<p>Todo proceso incluye a varias personas ejecutando distintas tareas. Una lista de tareas incluye:<\/p>\n<ul>\n<li>Cada una de las personas involucradas<\/li>\n<li>Cada uno de los sistemas utilizados<\/li>\n<li>Todos los datos y archivos que se deben recopilar<\/li>\n<li>Toda la informaci\u00f3n que se debe compartir<\/li>\n<li>Una definici\u00f3n de la etapa o producto final<\/li>\n<\/ul>\n<p>El ejemplo de la <em>Figura 1<\/em> contiene una posible lista de tareas para producir el servicio dominical. Nota que documenta qui\u00e9n hace qu\u00e9 cosas con cierto nivel de detalles.<\/p>\n<figure id=\"attachment_2468\" aria-describedby=\"caption-attachment-2468\" style=\"width: 400px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><a href=\"https:\/\/vladimirlugo.com\/wp-content\/uploads\/2019\/02\/vladimir_lugo_3_pasos_para_analizar_procesos_y_evitar_conflictos_lista_de_tareas.png\"><img decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"size-full wp-image-2468\" src=\"https:\/\/vladimirlugo.com\/wp-content\/uploads\/2019\/02\/vladimir_lugo_3_pasos_para_analizar_procesos_y_evitar_conflictos_lista_de_tareas.png\" alt=\"Crea una lista de tareas\" width=\"400\" height=\"549\"><\/a><figcaption id=\"caption-attachment-2468\" class=\"wp-caption-text\">Figura 1: Crea una lista de tareas<\/figcaption><\/figure>\n<p><strong>Crea una lista de tareas<\/strong>. Te permitir\u00e1 identificar todas las actividades relacionadas con el proceso y moverte al segundo paso.<\/p>\n<h3>PASO 2: Crea un diagrama de tareas<\/h3>\n<p>Ya s\u00e9. La frase \u201cdiagrama\u201d te produce hormigueos en la panza. Suena complicado. Pero no tiene por qu\u00e9 serlo. Usa esta forma sencilla pero pr\u00e1ctica para hacer un diagrama de tareas.<\/p>\n<p>La <em>Figura 2<\/em>, <strong>clasifica las tareas entre actividades, decisiones, e informaci\u00f3n<\/strong>. Estas tareas se pueden representar de forma gr\u00e1fica por un rect\u00e1ngulo, un rombo y una bala, respectivamente.<\/p>\n<p>En un diagrama de tareas, las actividades se unen con flechas para indicar el flujo del proceso. Nota que el rombo de decisi\u00f3n tiene dos posibles respuestas y dos flechas salientes para representar el s\u00ed o el no.<\/p>\n<figure id=\"attachment_2469\" aria-describedby=\"caption-attachment-2469\" style=\"width: 500px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><a href=\"https:\/\/vladimirlugo.com\/wp-content\/uploads\/2019\/02\/vladimir_lugo_3_pasos_para_analizar_procesos_y_evitar_conflictos_diagrama_de_flujo.png\"><img decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"size-full wp-image-2469\" src=\"https:\/\/vladimirlugo.com\/wp-content\/uploads\/2019\/02\/vladimir_lugo_3_pasos_para_analizar_procesos_y_evitar_conflictos_diagrama_de_flujo.png\" alt=\"Crea un diagrama de tareas\" width=\"500\" height=\"208\"><\/a><figcaption id=\"caption-attachment-2469\" class=\"wp-caption-text\">Figura 2: Crea un diagrama de tareas<\/figcaption><\/figure>\n<h3>PASO 3: Ensambla un diagrama de flujo<\/h3>\n<p>Para diagramar un proceso, se juntan el mapa de tareas de la <strong>Figura 1<\/strong> con los diagramas de tareas de la <strong>Figura 2<\/strong> para formar lo que se conoce como una gr\u00e1fica de carriles de nado, diagrama de flujo, o flujograma.<\/p>\n<p>Esta gr\u00e1fica toma la met\u00e1fora de una piscina o alberca separada en carriles. La piscina o alberca representa el proceso completo. Cada carril representa los roles que cada persona juega; es probable que la misma persona ejerza varios roles si la organizaci\u00f3n es peque\u00f1a.<\/p>\n<p>As\u00ed se <strong>organiza una matriz de actividades, decisiones y data a lo largo de cada carril<\/strong> de nado. Las flechas no s\u00f3lo conectan las actividades con las decisiones y la data, sino que representan la direcci\u00f3n en la cual las actividades fluyen.<\/p>\n<p>La <strong>Figura 3<\/strong> a continuaci\u00f3n combina los dos pasos anteriores.<\/p>\n<figure id=\"attachment_2470\" aria-describedby=\"caption-attachment-2470\" style=\"width: 720px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><a href=\"https:\/\/vladimirlugo.com\/wp-content\/uploads\/2019\/02\/vladimir_lugo_3_pasos_para_analizar_procesos_y_evitar_conflictos_carriles_de_nado.png\"><img decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"size-medium wp-image-2470\" src=\"https:\/\/vladimirlugo.com\/wp-content\/uploads\/2019\/02\/vladimir_lugo_3_pasos_para_analizar_procesos_y_evitar_conflictos_carriles_de_nado.png\" alt=\"Carriles de nado\" width=\"720\" height=\"514\"><\/a><figcaption id=\"caption-attachment-2470\" class=\"wp-caption-text\">Figura 3: Carriles de nado<\/figcaption><\/figure>\n<p>Nota que, si una actividad corresponde a m\u00e1s de una persona, la actividad puede cruzar m\u00faltiples carriles, lo cual no est\u00e1 permitido en la nataci\u00f3n, pero s\u00ed en la diagramaci\u00f3n de procesos.<\/p>\n<p>En el ejemplo, el ensayo general y el servicio de adoraci\u00f3n cruzan todos los roles. Nota tambi\u00e9n que la actividad \u201cPublicar presentaci\u00f3n\u201d debe producir data, en este caso, un archivo de presentaci\u00f3n, por eso se usa la bala y no el rect\u00e1ngulo. Puedes ser tan general o espec\u00edfico como desees; algunas actividades pudiesen subdividirse en varias actividades m\u00e1s, por ejemplo \u201clos m\u00fasicos\u201d pudiesen ser movidos a su propio carril.<\/p>\n<p><strong>Para un uso efectivo de la tecnolog\u00eda en el ministerio necesitamos aclarar y documentar los procesos<\/strong>. Esto significa delinear, con particular atenci\u00f3n a los detalles, c\u00f3mo las personas interact\u00faan con los sistemas y realizan sus distintas tareas, toman decisiones y almacenan informaci\u00f3n.<\/p>\n<div class=\"tweet-box ctt-box-design-1 \">\n\t\t\t\t<a href=\"http:\/\/ctt.ec\/OyX1e\" target=\"_blank\" >\n\t\t\t\t<p class=\"ctt-font-original\">Corrige el proceso problem\u00e1tico antes de la persona problem\u00e1tica #tecnologiasministeriales #analisis #sistemas<\/p>\n\t\t\t\t<div class=\"click-to-tweet\"><i><\/i><span class=\"cta-pr\">Click To Tweet<\/span><\/div>\n\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t<\/div>\n<p>Cuando se documentan los procesos de esta manera visual, el equipo de trabajo ministerial se mantiene bien informado y puede <strong>encontrar con facilidad aquellos embudos donde el proceso se traba o se retrasa<\/strong>. Armados con esta informaci\u00f3n, se pueden evitar muchos conflictos y fomentar la mejor\u00eda de las relaciones.<\/p>\n<p>Me gustar\u00eda saber si implementas este modelo en tu organizaci\u00f3n. Esboza un diagrama de carriles de nado y env\u00edamelo para analizarlo junto contigo.<\/p>\n<h3>Y t\u00fa, \u00bfpuedes identificar alg\u00fan conflicto en tu ministerio que pudiese ser causados por malos procesos? \u00bfCrees poder usar este modelo de tres pasos para identificar las trabas y agilizarlos?<\/h3>\n<hr>\n<p>* Madison, Dan, <em>Process Mapping, Process Improvement and Process Management: A Practical Guide to Enhancing Work and Information Flow<\/em>, Chico, CA: Paton Professional Press, 2005. p. 3.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La hermana Lidia estaba frustrada. \u00a1Otra vez! Los cheques para pagar los boletines de la semana no estaban listos. 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